Битрикс24 предоставляет инструменты, которые облегчают процесс планирования бюджета, учета расходов и контроля платежей. В этой статье мы рассмотрим, как Битрикс24 помогает планировать расходы компании, удобно делать аналитику по спискам расходов и настраивать согласование счетов на оплату через руководителя для повышения прозрачности и эффективности финансовых операций.

Задача, которая стояла перед нами в этом кейсе — сделать прозрачную отчетность по расходам в компании для фин.отдела так, чтобы данные было легко собирать, оцифровывать и анализировать для принятия решений в дальнейшем. Сотрудники любого из отделов компании могли инициировать оплату того или иного счета: под дальнейшую реализацию или для содержания офиса. Данные попадали в бухгалтерию по почте, в чатах или привозились лично, и требовалось создать удобную систему сбора данных.

1. Процесс отправки счета на оплату. Первое что мы реализовали, это донастроили стандартный процесс “Счет на оплату”

В системе предустановлен этот процесс и он удобен для согласования счета у руководителя и передачи его в бухгалтерию, но данные собираются только по сумме и записываться в список в ленте новостей, откуда будет сложно достать их для дальнейшей визуализации в BI (об этом речь пойдет дальше).

Поэтому запись данных о счетах и всю автоматизацию при запуске счета из ленты мы перенесли в смарт-процессы.

Счета на оплату в смарт-процессах удобнее, так как:

• Там можно настроить канбан и видеть на какой стадии сейчас ваш счет, а также где процесс оплаты чаще подвисает: на согласовании у руководителя или в бухгалтерии слишком большая загрузка.
• Больше возможностей для автоматизации.
• Возможность добавить этот раздел в “Цифровое рабочее место Бухгалтера” или “...Финансового отдела”.
• Легкая настройка BI аналитики из смарт-процессов (для этого не придется каждый раз заказывать сложную разработку, доступ к настройкам есть у вашего администратора).

2. Создание статей расходов

В качестве технического задания нам составили список основных статей расходов компании, по которым в дальнейшем планировалось вести учет и анализ. В Битрикс24 это удобно настраивается в списках, кроме того, в списке легко добавить или отредактировать новую запись.

Дополнительно мы сделали список отделов в компании, для которых записываются затраты и благодаря чему можно показать более детальную аналитику расходов.

3. Аналитика и отчеты:

- Битрикс24 предоставляет мощные инструменты для анализа расходов. Отчеты позволяют увидеть, куда уходят деньги, и выявить неэффективные статьи затрат.

С помощью встроенных отчетов и графиков можно быстро получить представление о текущем состоянии бюджета и динамике изменения расходов.

• Можно создавать отчеты по каждой статье расходов
• Отчеты могут быть настроены по периодам (день, неделя, месяц, год), что облегчает анализ за разные промежутки времени.
• Графики и диаграммы помогают сделать отчет более наглядным
• Фильтры позволяют выбирать нужные данные для анализа, что упрощает работу с большими объемами информации.
• Сортировка по различным параметрам помогает быстро находить нужную информацию и принимать решения на основе актуальных данных.

4. Согласование счетов на оплату

Одним из важных аспектов управления расходами является контроль над платежами. Битрикс24 предоставляет возможность согласования счетов на оплату через руководителя, гибко настраивать согласование только сверх определенной суммы или только по определенным статьям бюджетов.

В системе сохраняется история всех согласований. История помогает в случае возникновения спорных ситуаций и позволяет быстро найти необходимую информацию, например, если этот счет был уже оплачен ранее и вы не можете вспомнить когда это было.

Итог

Нам удалось сократить среднее время оплаты счета с нескольких дней до нескольких часов. Процесс стал легко управляем, сотрудникам проще разобраться с ним, так как есть понятные пошаговые инструкции и сам процесс стандартизирован. Отчет по расходам собирается не вручную, а автоматически, и всегда в доступе у фин.отдела и руководителя компании, если браузер под рукой, а Битрикс24 надежно защищает данные.