Во время захода морского судна в порт, необходимо заблаговременно выполнить ряд обязательных операций (оплата портовых и иных местных сборов, координация погрузочно-разгрузочных операций, организация своевременной постановки судна к причалу, снабжение судовыми припасами и многое другие). Система "СRM Агентирование судов" содержит соответствующие чек-листы для исполнителей, вовремя поставит задачу на следующий этап и напомнит о том, что нужно сделать заранее.
Наша компания уже много лет работает в этой сфере. Мы подробно изучили рабочие процессы и возможности системы CRM Битрикс24, имеем большой опыт в автоматизации нетиповых отраслевых процессов.
CRM ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ СУДОВОГО АГЕНТА
отраслевого сценария «Судовой агент»
Особенности
Не требует затрат времени и сил на настройку портала - все уже настроено для вас!
Позволяет сократить время на создание заявки.
Настроены поля под судовую компанию, такие как Сфера деятельности, Тип контакта и Тип компании.
Новая заявка
Заявка «на приход»/ Пропуска
Приход судна
Стоянка судна
Таможенный контроль
Завершение сделки
Каждому клиенту, установившему отраслевой сценарий «Судовой агент», предоставляется доступ к базе знаний, специально разработанной для компаний, осваивающих Битрикс24.
Если у Вас есть собственные сценарии автоматизации тех или иных процессов в бизнесе - свяжитесь с нами! Мы настроим бизнес-процессы или роботы по вашим предложениям.
По любым возникающим вопросам, проблемам мы готовы помочь Вам - свяжитесь с нами!
Чтобы оформить один судозаход, агент должен выполнить около полсотни базовых операций. Каждая, в свою очередь, состоит из множества процедур «поменьше». Три четверти времени уходит на деловую переписку, оформление заявок, переговоры, бумажную офисную работу. Вся документация подшивается в судовое дело, — на один судозаход приходится порой не одна пачка бумаги.
Для того чтобы облегчить и ускорить работу агентов мы предлагаем установить Отраслевое решение «Судовой агент» в Битрикс24.
Работа судового агента начинается с получения заявки — агентской номинации. Судовладелец или фрахтователь официальным письмом назначает агентскую компанию своим представителем на конкретный судозаход, сообщает данные теплохода, его местонахождение, контакты капитана.
Начинается подготовительный этап работы — агент связывается с участниками перевозки (с Судном), узнает о технических характеристиках судна, составе экипажа и пассажирах, готовности причала на планируемую дату, наличии груза, метеопрогнозе, возможных ограничениях. Информирует капитана судна о порте и его правилах.
На первом этапе необходимо максимально подробно заполнить карточку сделки всей имеющейся информацией.
А также настроена автоматическая отправка почтового сообщения о принятии заявки в работу на e-mail заказчика.
Шаг 1. Новая заявка
Шаг 2. Заявка «на приход» / пропуска
Стадии в сделке
За 72 часа до прихода судна в порт агент подает соответствующие электронные заявки в администрацию морского порта через федеральный портал PortCall. Впоследствии заявка подтверждается повторной подачей за 24 часа и непосредственно перед заходом теплохода в акваторию порта (заявка «на приход»). За сутки до прихода агент подтверждает у диспетчера порта причал постановки судна, вносит его в график движения судов, подает заявки пограничному отряду и санитарно-карантинный отдел.
Судовой агент организует лоцманскую проводку судна в порту, заказывает буксиры, организует прибытие и убытие государственной комиссии на борт, отслеживает поручения экспедиторов на погрузочно-разгрузочные работы, оповещает стивидоров и сюрвейеров о готовности к погрузке, оформляет бесчисленное множество сопроводительных документов, не мене двух раз в день отправляет сводку по обработке судна грузовладельцам.
На этом этапе настроены роботы, которые ставят задачи ответственному агенту и отправляют ему напоминания о необходимости отправки сопроводительных документов.
Стадии в отраслевом сценарии «Судовой агент»
Для данной стадии мы можем настроить автозаполнение шаблонов документов для ускорения обработки заявки.
Также на этом этапе настроен бизнес-процесс, который отправляет почтовые уведомления (нотис) о готовности к грузовым операциям по судну и приходной рапорт об окончании комиссии стивидорной компании, экспедиторам и всем остальным заинтересованным сторонам.
* доступно только на платных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.
Шаг 3. Приход судна
Шаг 4. Стоянка судна
На стадии «Стоянка судна» необходимо оформить приход судна в Портнадзоре, для этого агенту поставлена задача со списком всех необходимых документов.
На коммерческих тарифах настроен БП для загрузки грузовых документов от экспедиторов. *
* доступно только на платных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.
Для таможенного контроля необходимо подготовить документы, в этом агенту поможет автоматизированная задача со списком всех необходимых документов.
Шаг 5. Таможенный контроль
Шаг 6. Отход судна
При подготовке к отбытию судна сделка переводится на стадию «Отход судна», и агенту запускается автоматизированная задача с чек-листом. При негативном завершении возможны 2 варианта закрытия сделки:
Отменена нами
Отменена заказчиком
Стадии в сделке
Стадии в отраслевом сценарии «Судовой агент»
Шаг 1. Новая заявка
Работа судового агента начинается с получения заявки — агентской номинации. Судовладелец или фрахтователь официальным письмом назначает агентскую компанию своим представителем на конкретный судозаход, сообщает данные теплохода, его местонахождение, контакты капитана.
Начинается подготовительный этап работы — агент связывается с участниками перевозки (с Судном), узнает о технических характеристиках судна, составе экипажа и пассажирах, готовности причала на планируемую дату, наличии груза, метеопрогнозе, возможных ограничениях. Информирует капитана судна о порте и его правилах.
На первом этапе необходимо максимально подробно заполнить карточку сделки всей имеющейся информацией.
А также настроена автоматическая отправка почтового сообщения о принятии заявки в работу на e-mail заказчика.
Шаг 2. Заявка «на приход» / пропуска
За 72 часа до прихода судна в порт агент подает соответствующие электронные заявки в администрацию морского порта через федеральный портал PortCall. Впоследствии заявка подтверждается повторной подачей за 24 часа и непосредственно перед заходом теплохода в акваторию порта (заявка «на приход»). За сутки до прихода агент подтверждает у диспетчера порта причал постановки судна, вносит его в график движения судов, подает заявки пограничному отряду и санитарно-карантинный отдел.
Судовой агент организует лоцманскую проводку судна в порту, заказывает буксиры, организует прибытие и убытие государственной комиссии на борт, отслеживает поручения экспедиторов на погрузочно-разгрузочные работы, оповещает стивидоров и сюрвейеров о готовности к погрузке, оформляет бесчисленное множество сопроводительных документов, не мене двух раз в день отправляет сводку по обработке судна грузовладельцам.
На этом этапе настроены роботы, которые ставят задачи ответственному агенту и отправляют ему напоминания о необходимости отправки сопроводительных документов.
Шаг 3. Приход судна
Для данной стадии мы можем настроить автозаполнение шаблонов документов для ускорения обработки заявки.
Также на этом этапе настроен бизнес-процесс, который отправляет почтовые уведомления (нотис) о готовности к грузовым операциям по судну и приходной рапорт об окончании комиссии стивидорной компании, экспедиторам и всем остальным заинтересованным сторонам.
* доступно только на платных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.
Шаг 4. Стоянка судна
На стадии «Стоянка судна» необходимо оформить приход судна в Портнадзоре, для этого агенту поставлена задача со списком всех необходимых документов.
На коммерческих тарифах настроен БП для загрузки грузовых документов от экспедиторов. *
* доступно только на платных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.
Шаг 5. Таможенный контроль
Для таможенного контроля необходимо подготовить документы, в этом агенту поможет автоматизированная задача со списком всех необходимых документов.
Шаг 6. Отход судна
При подготовке к отбытию судна сделка переводится на стадию «Отход судна», и агенту запускается автоматизированная задача с чек-листом. При негативном завершении возможны 2 варианта закрытия сделки:
Отменена нами
Отменена заказчиком
Пользовательские поля
IMO
MMSI
Флаг судна
Порт приписки
Тип контакта (Судовладелец/ Фрахтователь, Капитан, Судно)
Заявка *
Заявка (файл)
Судно
Заказчик (Компания Судовладелец/Фрахтователь)*
Порт прибытия*
ETA *
ETD *
Отправить нотис о готовности к грузовым операциям?
Стивидорная компания
Экспедиторы
Дополнительно
Получатели нотиса (e-mail)
Классификационное свидетельство
Мерительное свидетельство
Свидетельство о регистрации
Сертификат о праве собственности
Сертификат о праве владения под флагом
Отправить приходной рапорт об окончании комиссии?
Генеральная декларация
Судовая роль
Поручения на погрузку
Коносаменты
Манифесты
Сертификаты на груз
* обязательные поля
Дополнительно
Дополнительный функционал, включенный в установку отраслевого решения. Обязательно свяжите с нами после установки сценария на свой Битрикс, мы настроим Вам дополнительные функции.
База знаний
Каждому установившему наш отраслевой сценарий мы предлагаем импортировать базу знаний, созданную специально для ознакомления и обучения сотрудников вашей компании с настройками данного решения.
Отправка электронных сообщений
Для того чтобы автоматические уведомления отправлялись на e-mail заказчика, необходимо подключить почту ваших сотрудников к порталу Битрикс24.
Шаблоны документов
Возможно отдельно установить шаблоны документов (позволяют вывести на печать информацию из карточки сделки). Так как шаблоны не могут автоматически устанавливаться вместе с отраслевой CRM, свяжитесь, пожалуйста, с разработчиком отраслевого решения.
Установка
Отраслевой сценарий предполагает установку на чистый портал Битрикс24. Если на вашем портале уже есть база клиентов или сделки - все это удалится при установке. Рекомендуем вам устанавливать отраслевое решение «Судовой агент» на новый чистый портал Битрикс24.
Установите готовое отраслевое решение на чистый портал Битрикс24.