Одним из способов улучшения работы компании по сервисному обслуживанию флота является внедрение системы управления внутренними бизнес-процессами. Это решение представляет собой подход к управлению бизнесом, основанный на оптимизации и автоматизации бизнес-процессов - часть задач за ваших сотрудников делают программы, заранее для этого настроенные.

В контексте судовых сервисных компаний, такой подход может помочь улучшить координацию работы между различными отделами компании, упростить процессы принятия решений и повысить эффективность работы.

Во-первых, бывает, что каждый отдел работает по-своему, что может привести к несогласованным действиям и задержкам в поставке запчастей под срочный сервис, долгому согласованию условий договора или потерю документов, а как сложно порой бывает собрать и передать текущие задачи, если ключевой сотрудник уходит в отпуск. Единая концепция управления бизнес-процессами судового сервисного обслуживания поможет координировать работу между различными отделами и обеспечит более эффективное выполнение задач.

Во-вторых, единое управление процессами и продажами услуг дает возможность улучшить качество обслуживания клиентов. Встроенная CRM система (система управления отношения с клиентами - customer relationship management) собирает и хранит необходимую информацию в одном месте, а сотрудники оперативно получают доступ к данным о клиентах и их заказах. Это способствует более точной реакции на запросы клиентов, предоставлять персонализированные услуги и поддержку. Кроме того, CRM позволяет контролировать соблюдение сроков выполнения услуги и своевременность оплаты, что важно для поддержания доверия клиентов и качественного взаимодействия.

В-третьих,  система управления внутренними бизнес-процессами поможет упростить процессы принятия решений. Аналитика данных, которые постоянно собираются в общую базу, позволяет всегда держать руку на пульсе: вы знаете сколько получено заявок на сервис, сколько взято в работу в этом месяце и сколько вы заработали за предыдущий период. Система помогает анализировать эффективность работы менеджеров и распределять задачи так, чтобы они выполнялись в нужном количестве и в срок.

Наконец, внедрение способа организации управления внутренними бизнес-процессами поможет повысить эффективность работы судовых сервисных компаний. Автоматизация рутинных операций и оптимизация бизнес-процессов позволит сотрудникам компании сконцентрироваться на более важных задачах и улучшит общую производительность.

Такую систему можно настроить на базе CRM  Битрикс24, которая включает в себя все необходимые для этого инструменты.

Система управления задачами, реализованная в Битрикс24 имеет широкий функционал для управления рабочим временем вашей команды. В том числе настройка автоматических действий с задачами: отправку писем, смену ответственного или статуса задачи.

Система организационной структуры - инструмент, который помогает организовать иерархию и состав подразделений компании. Эта структура является наглядным отображением того, к каким подразделениям относятся сотрудники и кто занимает руководящие должности. Организационная структура компании в Битрикс24 также способствует более глубокому пониманию взаимосвязей и взаимодействия между различными подразделениями. Благодаря этому, сотрудники могут легче находить нужную информацию и сотрудничать с коллегами из других отделов. Это способствует более эффективной работе и повышению производительности компании в целом.

Система автоматизации документооборота в Битрикс24 - это большой набор инструментов, который систематизирует документы, хранит их в удобном месте с распределением прав доступа и позволяет использовать документацию в настройке процессов взаимодействия отделов между собой.

Система контроля показателей и отчетность помогает в реальном времени видеть загрузку сотрудников, показатели по прибыльности ваших сделок, выделять самых перспективных клиентов из вашей базы и многое другое. Вы получаете информацию для анализа и повышения эффективности вашей сервисной компании.

С ростом и развитием сервисной компании возрастает и нагрузка на управление всеми ее процессами. Если у небольших организаций решения принимает один руководитель, то у больших компаний в принятии решений уже участвуют руководители департаментов и на эти процессы при ручном управлении будет тратиться огромное количество времени: на донесение и согласование информации, на увеличение итераций рассмотрения решений, на большое количество ресурсов, вовлеченных в процесс. К тому же возрастают риски от нечеткого распределения обязанностей, такой процесс постоянно нужно контролировать.

При системном подходе все сервисные бизнес-процессы регламентируются. А общая система автоматизации их записывает и распределяет задачи по зонам ответственности каждого участника. Так, например, не нужно тратить время и ходить за руководителем, напоминая, что счет на закупку нужно оплатить. В системе Битрикс24 специально настроенный процесс передает всю информацию по согласованию руководителю, а после его согласования система поставит задачу в бухгалтерию без вашего участия.
Это небольшой пример настроенного процесса, управляемого системой Битрикс24. Но у нас есть опыт настройки больших и сложных процессов для управления судовым сервисом, таких как учет занятости инженеров на заявках, контроль сроков регламентных работ на судах и полное ведение сервисной заявки от получения ее до сбора информации о качестве проделанной работы на судне инженерами компании.